پیایندها شامل مجلات، روزنامه ها، سالنامه ها (مثل گزارشها، راهنماها، سالنماها)، خلاصة مذاکرات سازمانها، صورت جلسات همایشهای دنباله‌دار، گزارش‌های انجمن‌های علمی و نیز فروستهای تک‌نگاشتی است. این تعریف شامل آثاری که در قسمتهای جداگانه منتشر می‌شود ولی انتهای آن از قبل مشخص شده است نمی‌شود. مثلاً آثار چند جلدی.
شناسایی و مدیریت پیایندها کاری ست پیچیده و دشوار. تعداد بی شمار پیایندها در سطح جهان و تغییرات احتمالی عنوان، ترتیب انتشار، اندازه، زبان و تشابه عنوان های هر یک از آنها بر پیچیدگی این امر می افزاید.
رشد سریع تعداد پیایندهای منتشر شده، ایجاد برقراری یک نظام شناسایی منحصر به فرد بین المللی را آشکار نمود. عامل دیگری که در ایجاد این نظام نقش مؤثری داشت، رشد و توسعه نظام های ذخیره و بازیابی خودکار اطلاعات بود. این نظام های خودکار برای استفاده ار شناسه های رقمی به عنوان وسیله های جستجوی سریع و مؤثر، بسیار مناسب بودند.
بدین ترتیب شماره استاندارد بین المللی پیایندها (شاپا) برای رفع نیازها پایه گذاری شد.
شاپا شماره منحصر به فردی است که بر اساس استاندارد بین المللی ایزو 3297 تهیه شده است و با این شماره می توان با صرف نظر از محل نشر، زبان یا رسانه شماره داد.
این شماره از هشت رقم تشکیل شده است، هفت رقم اول پایه است و رقم هشتم، رقم کنترل که این عدد هشت رقمی به دو گروه چهار رقمی تقسیم و با خط اتصال به یکدیگر متصل می شوند، گروه اول شماره شناسایی و گروه دوم شماره ترتیب (معنای خاصی ندارند)ISSN 1735-0018 .
تاریخچه شاپا
پیایندها ماهیتاً در معرض تغییرات بسیار قراردارند. این تغییر غالباً در عنوان، فاصله انتشار، شکل، و مدیریت انتشاراتی رخ می‌دهد. این مسأله، همراه با انتشار روزافزون تعداد پیایندها لزوم ایجاد نوعی رمزگذاری استاندارد را به منظور شناسایی و توصیف کتابشناختی آنها آشکار کرد.
مؤسسه ملّی استاندارد آمریکا (ANSI) اولین بار در سال 1968 مطالعه در این باب را آغاز کرد و به این نتیجه رسید که این رمزگذاری ناگزیر باید بین‌المللی باشد. لذا پیش‌نویس مؤسسه را به سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) ارائه داد.
بر این مبنا سازمان بین‌المللی استاندارد طرح ISSN را تهیه کرد. برای مؤثرواقع‌شدن هرچه بیشتر طرح مقرر شد مسؤولیت هماهنگ‌سازی این رمزگذاری بطور بین‌المللی انجام پذیرد، ولی عمل ثبت پیایندها به عهده کشوری باشد که پیایند در آن منتشر می‌شود. به منظور هماهنگ‌کردن این دو مرحله، شبکة نظام بین‌المللی داده‌های پیایندی (ISDS) در پاریس تشکیل شد.
در 6 نوامبر 1972 مدیر کل یونسکو از تأسیس این مرکز خبر داد و از همة کشورهای عضو خواست که مرکز ملّی ISSN خود را تأسیس نمایند. آمریکا، انگلیس، فرانسه، آلمان و کشورهای اسکاندیناوی به تدریج مراکز ملی خود را تشکیل دادند.
ضمناً قرارشد مرکز بین‌المللی استاندارد در پاریس برای پیایندهای کشورهایی که هنوز مراکز ملّی خود را تأسیس نکرده‌اند، در صورت تقاضا اقدام به تخصیص شمارة ISSN بنماید. در حال حاضر حدود 76 کشور از جمله ایران مراکز ملّی خود را تشکیل داده‌اند.
ایران و شاپا
مرکز بین‌المللی ISSN در نوامبر 1972 برابر 16 آبان 1351 اعلام موجودیت کرد. از ایران اوّلین شمارة ISSN برای راهنمای مجله‌های ایران و پس از آن برای نامة انجمن کتابداران ایران در سال 1352 از دفتر بین‌المللی ISSN در پاریس درخواست شد و این در واقع کمتر از یکسال پس از اعلام موجودیت دفتر بین‌المللی ISSN در پاریس بود.
در سال 1353 برای اولین بار در مقدمة راهنمای مجله‌های ایران لزوم اخذ شماره ISSN برای پیایندها و چگونگی ارتباط با دفتر آن در پاریس تشریح شد. مرکز خدمات کتابداری همچنین به عنوان رابط بین مجله‌های ایران با دفتر بین‌المللی عمل می‌کرد.
پس از ادغام مرکز در کتابخانه ملّی (1362)، این مسؤولیت به وسیله کتابخانه پیگیری شد و پس از چندی اقداماتی برای تأسیس مرکز ملّی به عمل آمد تا اینکه سرانجام در اردیبهشت 1380 مجلس شورای اسلامی با تأسیس مرکز ملّی ISSN در کتابخانه ملّی موافقت کرد و این مرکز با نام اختصاری شاپا (شماره استاندارد بین‌المللی پیایندها) شروع به کار کرد.
مرکز ملّی شاپا کوشیده است با بوجودآوردن امکانات سهل و سریع به درخواست متقاضیان پاسخ گوید و از آن زمان تاکنون به 138 نشریه، شماره شاپا اختصاص داده است.
بنابراین مجلاتی که مایل به دریافت شمارة استاندارد پیایندها باشند می‌توانند پرسشنامه اطلاعات کتابشناختی پیایندها را پرکرده آن را به ضمیمة آخرین شمارة نشریة خود، به نشانی ذیل پرسشنامه ارسال دارند. کتابخانه ملّی مشخصات مجلة مزبور را در مرکز ملّی ثبت کرده شمارة اختصاصی آن را طی نامه‌ای به نشانی مجله ارسال می‌کند (راهنمای فرایند درخواست و تخصیص شاپا).
امتیازهای شاپا شماره شاپا حاوی مشخصات کامل یک پیایند است و در نتیجه بدون دانستن زبان، یا کشور منتشرکننده، مجله قابل شناسایی است. این شناسایی از این‌جهت میسّر است که هر شماره شاپا در کل جهان مخصوص یک پیایند است و بس.
شماره شاپا آسان‌ترین وسیله برای برقراری ارتباط بین ناشران و موزعان است و نظام توزیع جهانی را کارا و سریع می‌کند.
شاپا در کتابخانه‌ها سهل‌ترین وسیله برای شناسایی، سفارش و کنترل و نیز پیگیری نسخه‌های دریافت نشده است.
شاپا امانت بین کتابخانه‌ای و تهیه فهرستگانها را سهل و سریع می‌نماید.
چون شاپا یک رمز رقمی است برای استفاده در کامپیوتر بسیار مناسب است و عمل روزآمدکردن، الفبایی کردن، بازیابی و انتقال اطلاعات توسط آن با سرعت و کارآیی بیشتری انجام می‌گیرد.
شماره شاپا به آسانی می‌تواند با رمزینه (بارکُد) ترکیب شود و فروش نسخه‌های نشریه و حسابداری مکانیکی آن را حتّی در سوپرمارکت‌ها میسّر سازد.
